Trong ngành du lịch lữ hành, lợi nhuận không chỉ phụ thuộc vào việc bán được bao nhiêu tour mà còn nằm ở khả năng kiểm soát chi phí trong suốt quá trình vận hành.
Nhiều doanh nghiệp vẫn có doanh thu tốt nhưng lợi nhuận thấp hoặc không ổn định. Nguyên nhân thường không nằm ở thị trường, mà đến từ những sai lầm nhỏ trong quản lý nội bộ, tích lũy theo thời gian và gây thất thoát đáng kể.
Dưới đây là 7 sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp du lịch đang gặp phải.
Nhiều doanh nghiệp xây dựng tour nhưng không xác định rõ giá vốn chi tiết. Khi báo giá, nhân viên thường ước lượng hoặc dựa vào kinh nghiệm, dẫn đến việc giá bán không phản ánh đúng chi phí thực tế.
Khi tour kết thúc, mới phát hiện chi phí cao hơn dự kiến, thậm chí không có lợi nhuận.
Việc xác định giá vốn ngay từ đầu giúp doanh nghiệp biết được biên lợi nhuận và tránh những quyết định sai lầm trong quá trình bán hàng.
Báo giá bằng Excel hoặc làm thủ công dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi có nhiều biến số như số lượng khách, mùa cao điểm, loại dịch vụ hoặc yêu cầu riêng.
Mỗi nhân viên có thể báo giá theo một cách khác nhau, không đồng nhất về cấu trúc và chi phí. Điều này không chỉ gây rủi ro về tài chính mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Một quy trình báo giá rõ ràng và có hệ thống sẽ giúp giảm sai sót và tăng tốc độ chốt khách.
Nhiều công ty chỉ tổng hợp chi phí theo tháng hoặc theo quý, mà không theo dõi chi tiết theo từng tour.
Khi đó, doanh nghiệp không biết tour nào đang lời, tour nào đang lỗ, và không có dữ liệu để tối ưu.
Việc theo dõi chi phí theo từng tour, từng booking giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả kinh doanh chính xác hơn và điều chỉnh kịp thời khi có phát sinh.
Một sai lầm phổ biến là làm việc lâu dài với một số nhà cung cấp mà không có sự so sánh hoặc đánh giá lại định kỳ.
Giá dịch vụ có thể tăng theo thời gian, chất lượng không còn ổn định, nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng do thói quen.
Việc không có hệ thống quản lý và đánh giá nhà cung cấp khiến chi phí bị đội lên mà không có kiểm soát.
Khi sales, điều hành và kế toán làm việc trên các hệ thống khác nhau, dữ liệu thường không đồng bộ.
Sales có thể báo giá một kiểu, điều hành triển khai một kiểu và kế toán ghi nhận một kiểu khác. Sự thiếu minh bạch này dẫn đến sai lệch số liệu và khó kiểm soát chi phí thực tế.
Một hệ thống chung giúp tất cả các bộ phận làm việc trên cùng một dữ liệu sẽ giảm đáng kể sai sót.
Nhiều doanh nghiệp tập trung vào việc bán tour mà bỏ qua việc theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp.
Khách thanh toán chậm, đối tác yêu cầu thanh toán sớm hoặc không có lịch nhắc rõ ràng đều có thể ảnh hưởng đến dòng tiền.
Quản lý công nợ tốt không chỉ giúp doanh nghiệp ổn định tài chính mà còn tránh được những rủi ro không đáng có.
Nếu không có hệ thống báo cáo rõ ràng, doanh nghiệp sẽ vận hành dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu.
Không biết tour nào hiệu quả, nhân sự nào hoạt động tốt hay chi phí đang phát sinh ở đâu sẽ khiến việc ra quyết định trở nên chậm và thiếu chính xác.
Báo cáo không chỉ dành cho lãnh đạo mà còn là công cụ giúp toàn bộ doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
Kết luận
Những sai lầm trong quản lý chi phí thường không xuất hiện ngay lập tức, mà tích lũy theo thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Việc nhận diện sớm và chuẩn hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả vận hành.
17T5 Hoàng Đạo Thúy, Thanh Xuân, Hà Nội
Q&A
Blog